Pago a proveedores: condiciones, facturas, plazos… la guía total
Los proveedores de tu empresa tienen que cobrar. A tiempo, además.
A priori puede parecer sencillo conseguirlo, pero como no domines a las mil maravillas el pago a proveedores… podrías tener problemas.
¿Que no?
¿Qué pasa con los plazos de pago cuando andas justo de dinero en la caja?
¿Y qué formas de pago tienes a tu alcance?
¿Y cómo gestionas las facturas para contabilizarlas correctamente?
¿Y qué sabes sobre la financiación de proveedores por si su precio se te escapa? ¿O de sus anticipos, en caso de que necesiten ayuda para prestarte el servicio?
Lo dicho: el tema tiene más chicha de lo que pueda parecer en un primer momento, pero estamos aquí para ponerle solución.
Hemos preparado una guía completa de todo lo que debes saber como empresa con respecto a pagar a proveedores.
Todo, ¿eh?
Y ahora, sin más dilación, vamos a por ello. ¡Deeeentro pago a proveedores!
El proceso de compra y pago a proveedores
Seguro que ya lo conoces, pero por dejarlo claro:
- Generas la orden de compra con todos los datos
- Recibes el producto o servicio y la factura, y evalúas si está todo en orden
- Autorizas el pago y pagas
- Y almacenas la factura
En la factura que recibas lo normal es que aparezcan los productos o servicios solicitados, el precio, la forma de pago, fecha de la factura, etc.
Lo normal en una factura completa, vamos 👌
La revisión del producto o servicio y la factura tampoco tiene mayor historia.
Luego llega la autorización del pago… y su materialización que, ojo, no puede exceder los 60 días desde la entrega, como veremos enseguida.
Y luego pues tienes que gestionar la factura, contabilizándola y almacenándola.
Todo claro como el agua en el proceso de pagos a proveedores, ¿no?
La importancia de pagar a tus proveedores a tiempo
Ayyy, que por un descuido se ha materializado el riesgo financiero de quedarte sin dinero en la caja y no haces el pago a proveedores a tiempo ☹️
¿A qué te expones como empresa?
Pues a que la relación con él se deteriore. Va a parecer que no te importa que cobre lo que es suyo a tiempo, por lo que puede que se mosquee y la relación se resienta.
Normal, ¿no?
Pero cuidado, que se puede poner peor: si en la negociación con el proveedor pactasteis una garantía en forma de recargo por pago tardío… puede reclamártelo.
De ese modo, además de una relación deteriorada, tendrás un gasto innecesario de más.
Los pagos a destiempo, asimismo, son sinónimo de descontrol. Tienes la factura, sí, pero el dinero no ha salido y no se sabe muy bien cuándo lo hará.
Eso puede afectar a la previsión de gastos que haces como CFO, o al control presupuestario.
Y ojito, porque si hay un auditor validando cuentas, una factura impagada puede hacer que se niegue a validar los saldos.
En fin, que todo mal 👎
¿No sería mejor organizar la gestión de pagos a proveedores y pagar a tiempo?
- Evitarías riesgos financieros
- Tu relación con el proveedor se mantendría sólida y saludable
- Evitarías pagos adicionales imprevistos, algo que agradecería la caja chica
- El control financiero en tiempo real sería posible
- El auditor de cuentas no te pondría trabas
- Estarías respetando la normativa
Y tú, como líder financiero, estarías cumpliendo con tu trabajo y descansarías mejor por las noches 😴
Sobre las condiciones de pago a proveedores
¿De dónde sale eso de los 60 días para pagar a proveedores, a partir del momento de recepción de la factura?
De la ley crea y crece que, como decíamos, busca combatir la morosidad entre empresas.
Como empresa que paga, quizá no lo valoras mucho, pero pon que hay un proveedor pequeñito que trabaja para una empresa muy grande.
Le hace trabajos por valor de 8.000 € al mes, y no le da para coger otros clientes por falta de tiempo.
Si la empresa tardara 90 días en pagarle, el proveedor se pasaría tres meses sin ver un solo euro. Y si tu empresa se retrasase en el pago, pues más todavía.
¡Vaya faena! 😩
Por eso, la ley marca que, como empresa, tienes 60 días para hacer el pago.
Y si fueras una administración pública serían 30, así que no pongas mala cara 😂
El PMP o período medio de pago a proveedores
Resulta que en la memoria de tus cuentas anuales tienes que incluir el dato que refleja el período medio de pago de facturas a proveedores.
Si supera los 60 días, tendrás que explicar qué medidas vas a adoptar para rebajar ese valor hasta el máximo estipulado.
¿Cómo lo calculas?
Hay dos métodos: el de las empresas que elaboran las cuentas anuales abreviadas —o que aplican el plan PYME— y el de las cuentas anuales normales o estándar.
El cálculo del PMP en el caso de las cuentas anuales abreviadas o plan PYME es bastante sencillo:
PMP = (Saldo medio de acreedores comerciales / Compras netas y gastos por servicios exteriores) * 365
En el caso de las cuentas anuales normales, el cálculo se complica un poquito 😑
La fórmula principal es esta:
PMP = ((ratio de operaciones pagadas * importe total de pagos realizados) + (ratio de operaciones pendientes de pago * importe total de pagos pendientes)) / (importe total de pagos realizados + importe total de pagos pendientes)
¿Y cómo se calculan esos ratios?
El ratio de operaciones pagadas, a partir de esta operación:
(Sumatorio del número de días de pago * importe pagado de la operación) / importe total de pagos realizados
Y el ratio de operaciones pendientes de pago se calcula igual, pero sustituyendo:
(Sumatorio del número de días pendientes de pago * importe de pago pendiente) / importe total de pagos pendientes
👉 Más sobre el período medio de pago a proveedores
Modalidades y formas de pago a proveedores
A ver, sobre el pago en sí.
¿Qué medios tienes?
Hay que distinguir las modalidades de las formas.
Las modalidades son solo dos: el pago al contado o aplazado. Al contado ya sabes lo que es: cuando se paga el mismo día que se recibe la mercancía o el servicio.
¿Y aplazado? Pues cuando se paga después, en un plazo acordado con el proveedor en el momento de negociar, sabiendo que la ley establece que el tope son 60 días.
¿Y las formas de pago?
En este caso cuentas con seis:
- Pago a proveedores en efectivo, aunque la ley limita los pagos con dinero físico a 1.000 €
- Pago a proveedores por transferencia bancaria, ideal por la transparencia
- El cheque es otro método transparente disponible porque todo queda registrado, aunque es fácilmente falsificable
- Los pagos digitales a través de pasarelas o herramientas que procesan datos de tarjetas de crédito o débito son una opción cómoda
- Los pagarés te dan flexibilidad, aunque no dan la sensación de tener muy en cuenta al proveedor
- Y las domiciliaciones bancarias son cómodas, rápidas, transparentes y seguras, ideales para dar confianza
Y luego, si no tienes liquidez, pero no quieres que la relación con tus proveedores se deteriore, cuentas con tres alternativas adicionales: el confirming, el factoring y la letra de cambio.
👉 Más sobre las formas de pago a proveedores
Claves para controlar los pagos a proveedores
¿Y de control cómo vamos?
Un control que asegure los pagos, claro, y que te permita tener todo bien atado. Sin sorpresas.
¿Cuentas con algún sistema?
Si no, lo primero que tendrías que hacer es elaborar una política de pagos a proveedores que refleje plazos, formas, procedimiento, etc.
¿Y a partir de ahí?
Aquí algunas claves:
- Registra todas las facturas que recibas de tus proveedores
- Automatiza todo lo que puedas: los pagos, el registro de facturas, el envío de recordatorios, etc.
- Valida las facturas de tus proveedores antes de pagarlas
- Digitaliza el procedimiento de pago a proveedores, desde la recepción de la factura hasta, obviamente, el pago
- Intenta mejorar las condiciones cuando haya que renovar los acuerdos, teniendo como garantía el haber respetado las anteriores
👉 Más sobre el control de pagos a proveedores
La gestión de las facturas de los proveedores
Ojito, que llegamos a un punto crítico: las facturas.
¿Cómo gestionas las de tus proveedores?
Pues conociendo bien el proceso de facturación… y automatizando todo lo que puedas con la ayuda de la tecnología.
Fases del proceso de facturación
Teniéndolo claro no correrás riesgos, porque podrás detectar anomalías y mejorar poco a poco, conforme vayas viendo los puntos que más problemas dan:
- El proveedor te envía la factura por los productos entregados o servicios proporcionados
- Tras comprobar los datos y la información, validas la factura en caso de que esté bien; si no, se lo dices al proveedor para que emita una nueva… o una rectificativa, única vía con la llegada de la factura electrónica
- Registras la factura en tu sistema de control de gastos
- Haces el pago de la factura al proveedor
- Contabilizas la factura del proveedor
- Y la archivas, para poder justificar el gasto ante Hacienda
El proceso parece sencillo, pero a la que tienes que repetirlo decenas o cientos de veces al mes… ojo, que puede hacerse muy tedioso, salvo que tires de tecnología 🤖
👉 Más sobre la gestión de facturas de proveedores
Automatización de las facturas de proveedores
Tanto hablar de la automatización y no se ha tocado aún el tema de por dónde empezar.
¿Qué paso das primero, en caso de que quieras automatizar el proceso de facturación con tus proveedores?
Digitalizarte. Es decir, adopta herramientas de gestión de facturación o de gestión de proveedores que te den agilidad.
¿Y luego?
Determina un proceso de validación de las facturas, para que nada más recibirlas no tarde en llegar la luz verde para poder pagarlas a tiempo.
¿Qué más?
También es conveniente que des con alguna herramienta capaz de leer datos de las facturas.
¿OCR para facturas, por ejemplo? ✌️
Así, tanto si tu proveedor te envía la factura en papel como si lo hace por email en PDF o Excel, podrás procesar y registrar sus datos sin esfuerzo en un tiempo récord.
¿Y cómo respondes a la cuestión de cómo pagar a proveedores de forma automática?
Pues con domiciliaciones bancarias… o con herramientas que te permitan programar pagos digitales. Al final, enseguida, te hablamos de una 😌
También podrías automatizar el almacenamiento de la factura. Subiéndolas a la nube, por ejemplo, porque las finanzas cloud ya son una realidad ☁️
Y la contabilidad, claro: ¿se puede automatizar?
Pues claro; la contabilidad online también está disponible para las empresas. Con ella, los datos de las facturas se cargan automáticamente en el programa elegido y los asientos contables se rellenan solos.
¡Viva! 🙌
👉 Más sobre la automatización de facturas de proveedores
La financiación de proveedores
Imagina que das con un proveedor con una pinta magnífica, pero con un precio que haría temblar las cuentas de la empresa 😖
¿Te olvidas de él?
Para nada: ¿por qué no lo financias?
Es una opción muy extendida.
Suele darse de estas cuatro formas:
- La financiación con crédito es externa; es decir, al proveedor ni le va ni le viene, porque acabará cobrando igual y tú pagarás una tasa de interés generalmente alta
- La financiación a cambio de participaciones te puede venir bien en un estado temprano de la empresa, cuando su potencial es muy grande
- La financiación a cambio de inventario permite a tu proveedor hacer uso de tus productos o servicios a cambio de un aplazamiento de los pagos
- Y el leasing es cuando el proveedor ya te presenta un plan de financiación negociado previamente entre él y la fuente que te va a financiar
Esta cuarta es la opción más interesante 👍
El proveedor ha negociado por su cuenta con una entidad financiera ciertas condiciones, que te traslada para que financies sus propios productos o servicios.
👉 Más sobre la financiación de proveedores
El famoso anticipo a proveedores
Le damos la vuelta a la tortilla y de financiación y aplazamiento de los pagos a proveedores nos vamos al anticipo.
¿Anticipo a proveedores?
En este caso, no es el proveedor el que te hace un favor a ti, sino al revés. Consiste en acordar un anticipo por el total o una parte de la cantidad final que acabarás pagando.
Permitirá a tu proveedor financiar su trabajo y cubrirse ante el riesgo de que tu empresa no pague.
Si habéis acordado los 60 días límite para el pago, estaríamos hablando de dos meses de trabajo sin cobrar por su parte, ojo. Y si te retrasas, imagina el desastre para él 😱
¿Tu empresa podría permitírselo?
Seguramente no, y la del proveedor tampoco.
👉 Más sobre el anticipo a proveedores
Para pagar a proveedores, nada como Pleo
¿Recuerdas cuando decíamos lo de dar con una herramienta que permita programar pagos a proveedores de forma automática?
Pues es esta: Pleo 👋
Es una app de control de gastos que te permitirá gestionar los de tus proveedores, los de viaje… en fin, todos los tipos de gastos de la empresa.
En este caso, además, te ayudará a mantener relaciones sólidas con tus proveedores.
Cuando te envíen la factura, Pleo puede registrar sus datos gracias a su tecnología de reconocimiento preciso.
Cuando los valides, podrás programar el pago en la fecha que quieras… y contabilizar la factura del proveedor muy fácilmente, pues Pleo se conecta con los principales programas de contabilidad del mercado.
¿Se te ocurre un aliado mejor en esto del pago a proveedores? Lo tienes a un pasito, en una gestión de gastos sen-sa-cio-nal 🤟