Por qué utilizar una herramienta de control de gastos digital

¿Sabes al milímetro lo que ha gastado tu empresa en lo que llevamos de semana? 

¿Puedes saber sin esfuerzo en qué partidas se va el dinerito mes a mes, o sigues funcionando con tickets, hojas de Excel y aprobaciones por email? 

Si te suena esta situación, ha llegado el momento de dar el paso a una solución digital,
porque el control de gastos de una empresa ya no es algo que puedas seguir haciendo a la antigua.

Hoy en día, las empresas como la tuya necesitan actuar con agilidad, tomar decisiones informadas y mantener un control de costes de lo más riguroso. 

Y todo eso empieza con una buena gestión de los gastos, que encima, con la inflación, no dejan de ir a más.

¿Qué hacer?

Apostar por herramientas que automaticen, registren y den visibilidad.

Una app de control de gastos para empresas que te ayude a saber cuánto, cómo, cuándo y por qué se gasta en el día a día... y que libere tiempo —y dolores de cabeza— a tu equipo financiero.

Venga, que te vamos a contar por qué utilizar una herramienta de control de gastos digital es una buenísima idea, y al final te daremos la solución definitiva.

¿Qué son las herramientas de control de gastos?

Una herramienta de control de gastos digital es un software —normalmente en formato app— que te permite automatizar y centralizar toda la gestión de los gastos de empresa.

Desde los pequeños desembolsos del día a día hasta los grandes pagos recurrentes, toooodo queda registrado y visible en una única plataforma.

¿Su objetivo? 

Facilitar el seguimiento de los gastos, reducir errores, acabar con los procesos manuales y, sobre todo, dar visibilidad en tiempo real del gasto de una empresa en su totalidad.

Estas herramientas suelen estar pensadas tanto para quienes generan gastos —tu equipo, los proveedores...— como para quienes los controlan y analizan: responsables financieros, managers, dirección, etc.

¿Y cómo van? ¿En qué consisten? ¿Qué hacen en su día a día?

El asunto va mucho más allá de recoger tickets: permiten definir políticas de gasto, automatizar aprobaciones, controlar presupuestos por equipos y analizar toda la información en segundos.

Resumiendo: si todavía te preguntas cómo llevar el control de gastos de una empresa sin perder la cabeza, la respuesta está clara: con una aplicación que lo haga por ti.

Beneficios de todo software de control de gastos de empresa

El primer beneficio está clarinete: ahorras tiempo. 

Con un buen software de control de gastos, ya no tienes que perseguir tickets, copiar datos a mano, ni cuadrar cifras en hojas de cálculo infinitas.

Pero hay mucho más:

• Mejora el control de costes: al tener todos los datos centralizados y actualizados en tiempo real, puedes ver dónde se va el dinero… y tomar decisiones al momento

• Reduce errores humanos: adiós a los duplicados, a los tickets perdidos o a los gastos mal registrados

• Ganas visibilidad sobre el gasto de la empresa: por equipos, por categorías, por fechas… como quieras, por lo que puedes anticiparte a desvíos presupuestarios antes de que ocurran

• Automatizas tareas repetitivas: aprobar un gasto, asignarlo a una categoría o comprobar que cumple con las políticas internas puede hacerse automáticamente

• Facilitas el trabajo de todo el mundo: quien gasta no tiene que enviar mil correos; quien revisa, no necesita descifrar notas de gastos o pedir aclaraciones; quien contabiliza, no tiene que picar datos a mano... todos ganan

En resumen: las herramientas de control de gastos hacen que la gestión de gastos de empresa pase de ser un caos poco claro a convertirse en un proceso ágil, eficiente y que impacta directamente —para MUY bien— en tu rentabilidad.

Y eso... ¿por qué es importante?

La importancia de una buena gestión de gastos de empresa

La gestión de los gastos es una de las llaves principales para proteger la rentabilidad, cuidar el flujo de caja y tomar decisiones estratégicas con sentido.

Tu as en la manga, en caso de que la lleves de diez sobre diez, vamos.

Cuando no hay control, el dinero se escapa por donde menos lo esperas: suscripciones duplicadas, gastos innecesarios, políticas de gastos de viaje que nadie cumple… y lo peor es que muchas veces no te das cuenta hasta que ya es demasiado tarde.

Cuando revisas una hoja de gastos de viaje tres semanas después de que vuelva tu equipo y ves costes por encima de los límites, ¿qué haces?

Pues tirarte de los pelos, claro, y lanzar alguna reprimenda que antes o después podría generar mal ambiente.

Una buena gestión de gastos te permite detectar esos desajustes a tiempo y corregir los desvíos. 

Y también te da datos en tiempo real para planificar, marcar presupuestos y alinear a tu equipo con los objetivos financieros de la empresa.

Ah, y no, no solo hablamos de grandes partidas: el día a día está lleno de pequeñas decisiones que, sumadas, al final marcan la diferencia. 

Desde un taxi no justificado hasta una comida que supera el límite exento, todo cuenta.

Por eso, si quieres que la contabilidad cuadre, que las auditorías internas no den sustos y que la rentabilidad de la empresa no se evapore sin explicación aparente, necesitas controlar los gastos de verdad.

Funciones de las herramientas de control de gastos

Ya sabes lo que hace una herramienta de control de gastos a nivel general. 

Pero… ¿cómo funciona en la práctica? 

¿Qué cambia exactamente cuando implementas una solución digital en tu empresa?

Primero, centraliza.

Todos los gastos —desde los pagos con tarjeta hasta los reembolsos de los gastos de viaje, las facturas recibidas o los gastos recurrentes— quedan registrados en un solo lugar. 

Sin hilos de email, sin carpetas compartidas, ni archivos desperdigados.

Segundo, automatiza.

Puedes configurar políticas de gasto por persona, por equipo o por tipo de gasto. 

Y a partir de ahí, el sistema se encarga de todo: si un gasto se sale del presupuesto, se marca. Si requiere aprobación, se deriva. Si falta una justificación, se avisa. 

Tercero, categoriza.

Cada gasto se asigna automáticamente al proyecto o categoría correspondiente. 

Esto no solo ahorra trabajo contable, sino que te da una visibilidad brutal por departamento, por cliente, por proyecto… y te ayuda a afinar en la toma de decisiones.

Cuarto, facilita la vida a todo el mundo.

Para tu equipo, justificar un gasto puede ser tan fácil como sacarle una foto al ticket desde el móvil. 

Para los managers, revisar y aprobar es cuestión de un simple clic. 

Y para finanzas, el cierre de mes deja de ser un infierno porque todo está digitalizado sin tener que pasar datos a mano y, por si fuera poco, también se semiautomatiza la contabilidad. 

Todo encaja, todo se ve, todo fluye.

Y por último, analiza.

No hablamos solo de ver cuánto se ha gastado, sino de entender el contexto: qué equipo, en qué categoría, con qué evolución respecto al mes anterior, cómo va frente al presupuesto… 

Son datos en tiempo real que se convierten en decisiones más rápidas y acertadas.

En definitiva, una herramienta de control de gastos no es solo una solución para digitalizar facturas. 

Es el impulso que transforma la gestión de gastos, mejora la colaboración interdepartamental y multiplica el control financiero sin aumentar el esfuerzo.

Qué tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de control de gastos digital

Vale, ya estás convencido de que necesitas una herramienta para el control de gastos, sí, pero... ¿cómo elegir la adecuada?

Porque la realidad es que no todas hacen lo mismo, ni igual de bien.

Aquí van algunos aspectos que deberías dominar antes de tomar la decisión de con cuál quedarte, una vez tienes claro que utilizar una herramienta de control de gastos digital es sencillamente imprescindible 👇

• Facilidad de uso: si la herramienta es potente, pero difícil de usar, nadie la utilizará. Ni tu equipo, ni tus managers, ni tú. Busca una interfaz clara, intuitiva y con procesos que no tengan una curva de aprendizaje demasiado amplia.

• Flexibilidad para adaptarse a tu empresa: no todos los negocios gastan igual, ni tienen los mismos flujos de aprobación. Una buena solución debe permitir personalizar políticas, usuarios, categorías y límites de gasto.

• Integración con tu contabilidad: punto clave, ojito. De nada sirve digitalizar los gastos si luego tienes que volcarlos a mano en tu ERP o programa de contabilidad. Asegúrate de que la solución elegida se puede conectar con tu sistema de contabilidad actual.

• Visibilidad en tiempo real: la magia de estas herramientas está en que no necesitas esperar al cierre del mes. Puedes ver cómo evolucionan los gastos al momento y tomar decisiones sobre la marcha, lo que facilita mucho tu labor como líder financiero y estratégico.

• Funcionalidades completas: que no se quede en subir tickets, que estas soluciones dan mucho más. Una buena app de control de gastos de empresa tiene que permitir aprobar, asignar, agrupar, exportar, auditar y visualizar gastos.

• Soporte y acompañamiento: el proceso de implementación y el día a día van a generar dudas sí o sí, por muy intuitiva que sea la solución. Elige un proveedor que te ofrezca soporte cercano, rápido y experto, no solo un bot de ayuda.

Y acabamos con la posibilidad de escalar; es decir, que cuente con planes que se ajusten a cada realidad de tu empresa.

Porque al final, se trata de elegir una herramienta que no solo encaje con tu operativa y necesidades actuales, sino que acompañe en tu crecimiento.

Porque ese es el objetivo subyacente en adoptar una aplicación para el gasto de tu empresa, ¿no? 

5 consejos para optimizar el control de gastos de tu empresa

Como complemento a por qué utilizar una herramienta de control de gastos digital, ¿vemos cómo optimizar ese control de gastos?

Aquí van cinco consejos fáciles de seguir.

#1 Define políticas de gasto claras

Si cada persona de tu equipo interpreta las reglas de gasto a su manera, tienes el caos garantizado. 

Por eso, lo suyo es que establezcas políticas claras y accesibles: quién puede gastar, en qué, cuánto y bajo qué condiciones. 

Asegúrate de que las conoce todo el mundo, que se entienden y que son completamente accesibles para todos.

Y si puedes automatizarlas dentro de tu herramienta de control de gastos, mejor aún.

Evitarás sorpresas y confusiones: los límites estarán claros desde el minuto uno y se aplicarán solos, sin necesidad de perseguir a nadie por Slack.

#2 Automatiza todo lo automatizable

No tiene sentido revisar a mano cada gasto, ni copiar importes a hojas de cálculo, ni andar pidiendo justificantes por email. 

Cada paso que puedas automatizar —desde la subida de tickets hasta la aprobación de facturas, las alertas o la generación de informes financieros— es tiempo que ganáis tú y tu equipo. 

La automatización de procesos te da consistencia, reduce errores y libera tiempo para centrarte en lo que de verdad importa: analizar, decidir y actuar. 

Tu control de costes no puede depender de tareas repetitivas bajo ningún concepto ❌

#3 Asigna responsables de revisión por equipo o proyecto

No centralices toda la revisión de gastos en una sola persona o en el equipo financiero.

Repartir la responsabilidad por equipos o por proyectos hace que el control sea más ágil, más cercano y más eficiente. 

Cada manager, que además conoce a su equipo como nadie, puede revisar y aprobar lo que le corresponde, y detectar anomalías que desde arriba podrían pasar desapercibidas. 

#4 Haz un seguimiento real

Validar tickets está bien, pero eso no es hacer seguimiento. 

Si quieres mejorar el control de gastos de una empresa, necesitas ver los datos de forma activa: analizar qué se gasta, en qué momento, por qué canal y con qué recurrencia. 

Tienes que detectar patrones y comparar con lo proyectado con el control presupuestario. Y sí, actuar cuando encuentras desviaciones. 

Una herramienta digital te da los datos, pero tú luego tienes que darles uso; convertir esa información en decisiones es lo que determina realmente el éxito de tu trabajo como CFO.

#5 Forma a tu equipo y refuerza el mensaje

Por muy buena que sea la solución que uses, si tu equipo no sabe cómo —ni por qué— utilizarla bien, no conseguirás nada. 

Haz sesiones para que todos aprendan a usar la herramienta elegida, envía recordatorios, ofrece formación interna adicional y, sobre todo, explica el para qué.

Sí, deben saber por qué es importante gestionar bien los gastos, qué impacto tiene en la empresa y cómo les ayuda también a ellos. 

No se trata de vigilar, sino de tener un sistema que funcione mejor para todos. La cultura del gasto empieza ahí.

¿Cómo lo ves?

Con esto ya lo tienes a puntito; solo falta la guinda del pastel para llevar tu gestión de gastos a un nivel superlativo.

¿La vemos?

¿Que por qué utilizar una herramienta de control de gastos digital? ¡Porque tienes a Pleo!

Pues mira, ahí tienes la respuesta a la pregunta que da título al post.

Pleo, sí 👋

No es solo otra herramienta para digitalizar tickets, sino una solución completa que transforma por completo la manera en que gestionas, apruebas y analizas los gastos de empresa.

Con Pleo, tu equipo puede pagar con tarjetas físicas o virtuales, subir justificantes de pago al instante desde el móvil y olvidarse de los informes de gastos mensuales.

Tú, mientras tanto, decides los límites, las categorías, las reglas… y el sistema se encarga del resto.

¿Falta una factura simplificada? La pides a través de la app 👍

¿Un gasto no encaja con la política? Se bloquea o se marca 👍

¿Necesitas informes al cierre de mes? Se generan al vuelo 👍

Y todo, integrado con tu contabilidad, porque Pleo se conecta con los principales programas del mercado.

Además, puedes automatizar la gestión de facturas recibidas, crear aprobaciones en cadena, gestionar gastos por equipos o departamentos... es decir, que tendrás una visibilidad total sobre todo lo que se mueve dentro de la empresa.

Definitivamente, Pleo es una app de control de gastos para empresas creada para que el control no sea una carga, sino una ventaja competitiva.

Para empresas con CFOs que saben lo que quieren.

¿Es tu caso?

Pues pásate a la gestión de gastos vía Pleo y ya verás qué de alegrías te llevas.