Software de gestión de gastos de empresa: funciones y cómo sacarles partido
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La gestión de los gastos empresariales puede ser una tarea muy complicada, extremadamente aburrida y tendente a errores.
Sabes que es así 🥲
Es un caos calcular los gastos de kilometraje de 40 trabajadores, todos ellos con rutas diferentes.
También lo es reunir las facturas del último trimestre para calcular el IVA que podréis deducir.
¿Y gestionar las compras de materiales y suministros? Otro tanto de lo mismo 🙄
Como estos, hay mil ejemplos más de cómo los gastos de la empresa pueden agotar tu paciencia como líder financiero, tu energía y la de tu equipo.
Ahora bien, existe la forma ideal de solucionarlo y tiene nombre y apellidos: software de gestión de gastos.
Puede parecer idílico, pero un simple software puede poner punto y final a todos esos quebraderos de cabeza que tradicionalmente acompañan a los gastos.
Y venimos precisamente a eso; a contarte cómo un software de gestión de gastos empresariales puede convertirse en tu mejor aliado para mantener las finanzas a raya, permitiéndote concentrarte en lo que realmente importa: aumentar la rentabilidad del negocio.
¿Qué es exactamente un software de gestión de gastos de empresa?
Un software de gestión de gastos es una herramienta pensada única y exclusivamente para ayudarte a simplificar, automatizar y optimizar los gastos y su gestión.
Este tipo de sistemas de gestión te permiten efectuar un seguimiento de los gastos preciso, elaborar informes detallados sin margen de error, categorizar esos gastos automáticamente y ajustar y controlar el presupuesto como te convenga.
Y todo de manera muy fácil 😌
Un software así le va como anillo al dedo a tu empresa, porque también es capaz de respetar las políticas de gasto que tengas establecidas y de ayudarte a cumplir con la normativa fiscal.
Vamos, un todo en uno 👌
¿El objetivo final? Que obtengas visibilidad plena, ahorres costes y tomes decisiones informadas basadas en datos reales en busca de aumentar la rentabilidad del negocio.
¿Y de qué tipos de gastos se encarga el software?
Pues de todos, mira:
- De los gastos de viaje, del kilometraje y demás desplazamientos y dietas.
- De los gastos operativos como suministros, materiales o equipos
- De los gastos de representación y de todos aquellos que tengan que ver con el cliente como regalos o invitaciones a comer, por ejemplo
- De todos los gastos del trabajador que sean reembolsables
- De los gastos de capacitación como material didáctico y cursos
- De los gastos en honorarios de los servicios profesionales independientes como un consultor o un abogado
- E, incluso, de los pagos a proveedores
Y lo bueno es que esta infinidad de gastos no la gestiona tu equipo ✋
El software centraliza la información en un mismo lugar, la registra, la analiza y hace el reembolso —si toca— sin apenas intervención humana.
Y mucho más rápido que si se hiciera a manini; todo hay que decirlo.
Funciones clave de un software de gestión de gastos de empresa
Acabamos de contarte que un software de gestión de gastos de empresa es ágil. Pero los hay más y menos espabilados.
Por eso, a la hora de elegir uno debes tener en cuenta varias cosas. Entre ellas, la velocidad de gestión.
Pero hay más 🤯
Si la app de gastos de empresa que implantes no es fácil de utilizar, los trabajadores no van a querer ni oír hablar de ella.
Además, el acople en tu tejido empresarial debe ser rápido y tener un buen soporte en caso de que algo no vaya bien.
Debe mimetizarse perfectamente y hacer frente a las necesidades de tu negocio. Por ejemplo, si operas fuera de la UE y tus trabajadores viajan allí con frecuencia, debe aceptar gastos multidivisa para que no tengas que hacer conversiones a mano.
De hecho, hay tantas cosas que debes tener en cuenta antes de contratar o adquirir uno que te las vamos a contar con pelos y señales 😌
¡Va!
¡Tarjetas y app para todos!
Todo es mucho más fácil y satisfactorio cuando hay tarjetas corporativas o P-Cards de por medio.
Si cada proyecto o empleado tiene una tarjeta conectada directamente con el software de gestión de gastos, voilà.
Todos sus gastos se registran automáticamente y eliminas el malestar.
Ninguno de ellos tendrá que volver a adelantar dinero de su bolsillo, ni esperar a que cuadres todas las cuentas para recibir un reembolso de gastos de viaje, por ejemplo. Habrán gastado directamente de la partida que hayas asignado a eso.
Para sacarle más partido aún a las tarjetas, puedes elegir una solución que ofrezca funciones extra como la de crear un presupuesto por proyecto o empleado con un gasto límite.
Así, si Pedro ya ha utilizado la asignación que tenía para esa causa concreta, tendrá que ponerse en contacto con su manager para que le apruebe un aumento de los fondos.
Cosa que podrás hacer también a golpe de clic 😮
Un flujo de notificaciones y aprobaciones más ágil es igual a un trabajo más rápido.
Y espera, porque normalmente todas estas tarjetas tienen disponible una app de control de gastos de empresa desde la que puedes establecer alertas y recordatorios.
Estarás avisado en todo momento del estado de los gastos de cada uno, y ellos también sabrán cuánto han gastado, cuánto les queda o cuándo tienen que presentar su informe de gastos.
Si Pedro se despista de la fecha, no pasa nada, porque la app va a estar ahí, dando por saco para que el informe llegue a tiempo.
Informes personalizables y expandibles
Tener una visión global del panorama financiero de la organización es más que necesario.
Por tanto, también sería un lujo que el software de gestión de gastos de empresa que elijas te permitiera generar reportings financieros de forma rápida y personalizada. Para tomar decisiones basadas en datos reales según el área, la categoría o el empleado y optimizar la inversión.
Y que, al mismo tiempo, te permita intervenir rápidamente para quitarte de encima gastos excesivos o detectar posibles fraudes financieros
Y si encima te haces con un software que se integre con otros programas contables y de facturación, como por ejemplo un ERP o cualquier otro programa que utilice tu empresa, pues apaga y vámonos.
¿Te imaginas poder crear un libro de facturas con solo volcar los datos a tu ERP?
Automatización de procesos y flujos de trabajo
Un buen software de gestión de gastos de empresa debe mejorar la eficacia y la automatización de todos los procesos.
Normalmente lo hacen con la aprobación, categorización y contabilización del gasto automáticamente 😏
Esto permite una visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes, facturas y pagos que se han hecho, que están pendientes o incluso de los que van a llegar en los próximos días.
Así tu departamento financiero tendrá toda la información en un mismo lugar y actualizada en todo momento.
Una transparencia y visibilidad de los procesos de aúpa, imposible sin un software de gestión de gastos de empresa.
Y la cosa va más allá de la visibilidad ✊
Porque también hace conciliaciones bancarias; es decir, compara los recibos físicos o digitales con los extractos bancarios, reduciendo errores y proporcionando una visión más precisa del estado financiero de la empresa.
Y dirás… ¿cómo va a comparar los recibos físicos?
Pues porque ya no serán físicos 😜
Un buen software de gestión de gastos de empresa debe contar con la funcionalidad estrella: la tecnología OCR para facturas.
Esta permite digitalizar todo tipo de tickets y facturas con la cámara del móvil, esté donde esté tu equipo, despreocupándoos así del formato físico 😊
Por supuesto, este proceso de digitalización tiene que ser válido legalmente y que estos le sirvan a Hacienda en formato digital.
¿Que trabajas con varias entidades bancarias?
Pues entonces necesitas un software de gestión de gastos con otra funcionalidad más: que te permita ver en un mismo panel la información unificada de todas ellas.
Ver todos los gastos del grupo ya masticados, en un solo lugar, sin necesidad de calcular ni de cruzar datos es una verdadera maravilla 🙌
Cálculos automatizados
Un sistema de gestión de gastos que merezca la pena también debe ser capaz de calcular cuál es el importe de IVA deducible que te corresponde en cada trimestre en cuestión de segundos.
Y si tus empleados viajan, fuera o dentro de España, también debes conseguir un software de gestión de gastos de empresa que haga un seguimiento y cálculo automático de esos gastos sin que hagas nada de nada 🤩
Lo habitual es que sean los propios empleados los que registren en la app de gestión de gastos las distancias y ¡pum!
Se hace la magia a pesar de no haber mago 💫
Para eso has de darle a la solución toda la información que necesita, como por ejemplo la relativa a la política de gastos de viaje o de kilometraje.
Y no te preocupes, porque el software no se la va a saltar ❌
Así, calcular un viaje que hizo Pedro desde Madrid a Nantes es muy fácil, a pesar de que el kilometraje no lo pagues al mismo precio en España que en Francia, si así fuera el caso.
Seguridad y privacidad ante todo
Sabemos que eso de gestionar los gastos es un tema delicado y que con el dinero no se juega.
Pues calma, porque utilizar un software de gestión de gastos de empresa es sinónimo de tener a buen recaudo los gastos y los datos.
Cumplen estrictos estándares de seguridad ☺️
Normalmente cuentan con sistemas de autenticación para poder acceder a través de huella dactilar o de códigos personales y, por supuesto, utilizan protocolos de cifrado de datos como SSL/TLS para que no se pierda nada por el camino.
Y para mayor tranquilidad, hemos de decirte que el software de gestión de gastos no solo garantiza que se cumplan tus directrices y políticas internas, sino que también está pendiente de las externas, para que no tengas que preocuparte tampoco de incumplimientos que acarreen sanciones o multas.
Cómo puedes mejorar aún más la gestión de los gastos de tu empresa
Así de primeras puede parecer difícil encontrar un software de gestión de gastos que se ajuste a tus necesidades. O que implantarlo en tu empresa no suponga un drama.
Pero te equivocas.
Y venimos a demostrártelo con Pleo 🙃
Una tecnología financiera que es capaz de ofrecerte todo lo que necesitas y más.
Cuenta con tecnología OCR autorizada por Hacienda, ofrece tarjetas a tu equipo, una app fácil de utilizar e increíblemente rápida para hacer todo tipo de gestiones y también la posibilidad de volcar todos los datos de los gastos en un par de clics.
Se acabaron los tickets ilegibles, los errores en la introducción de datos, las pérdidas de justificantes de pago y los intentos de fraude.
Con Pleo solo hay sitio para la transparencia en la gestión de gastos ✅
Y para la reducción del tiempo que invierte tu equipo en ellos ✅
Y para las facilidades que tendrás a la hora de controlarlos y tomar decisiones al respecto ✅
¿A qué esperas?
Echa ya un ojo a Pleo, la mejor de las herramientas de gestión de gastos del mundo mundial 😍