De los silos al ecosistema organizacional: cómo transformar tu empresa con transparencia y colaboración

Los silos organizacionales han sido inamovibles en muchas empresas durante décadas.

Son tradicionales a más no poder.

Ya sabes: provocan que cada departamento funcione por su cuenta, con sus procesos aislados y poca comunicación con el resto. 

¿El resultado? 

Una falta de alineación entre equipos que impide que la eficiencia se dispare como podría, dificulta la toma de decisiones y provoca una baja capacidad de adaptación del negocio a los cambios externos a los que podría tener que enfrentarse.

La buena noticia es que hay otro modelo mejor.

Imagina una empresa donde la información fluye de forma natural entre equipos.

Donde finanzas, compras y recursos humanos trabajan de forma alineada y en tiempo real. 

Un modelo donde la transparencia y la colaboración no son solo una utopía, sino una realidad que impulsa el crecimiento de la empresa día sí, día también.

A eso nos referimos con lo que llamaremos ecosistema organizacional colaborativo: una estructura donde los departamentos siguen teniendo sus propias funciones, pero que en este caso están conectados de forma fluida gracias a la tecnología y a una mentalidad compartida de cooperación.

Pues vamos a hablarte de eso. De cómo pasar del sistema de silos a este modelo más dinámico y eficiente.

Además, nos apoyaremos en datos obtenidos en un estudio sobre sinergias laborales que elaboramos con 2.800 responsables financieros de empresas europeas.

Puedes acceder al estudio completo desde aquí.

Y ahora sí: ¿empezamos?

El problema de los silos organizacionales

Los silos organizacionales no solo aíslan equipos; también frenan la toma de decisiones fluida y afectan directamente a la estrategia financiera de la empresa.

Cuando cada departamento funciona por su cuenta, sin compartir información en tiempo real, las decisiones se toman sin contar con todos los datos disponibles. 

Y si luego se ponen en común, pues es probable que estén desactualizados.

Así, se generan situaciones como estas:

• El equipo de finanzas no sabe en qué punto está el de marketing
• El de compras trabaja con información diferente a la que maneja operaciones
• Recursos humanos diseña presupuestos sin tener en cuenta los datos de otras áreas

Lo que debería ser una maquinaria bien engrasada, funcionando a pleno rendimiento, se convierte en un conjunto de piezas descoordinadas donde lo que impera es un caos aparentemente invisible ☠️

Sin ir más lejos, el 68 % de los responsables financieros entrevistados reconoció que los silos dificultan una colaboración efectiva entre departamentos.

Y si la colaboración falla y se dan situaciones como las anteriores, ¿qué pasa?

Pues que la eficiencia de la empresa se resiente, la planificación financiera se vuelve menos precisa y el negocio pierde agilidad para adaptarse a los cambios.

Pero espera, que seguimos para bingo: los equipos trabajan con información fragmentada, la comunicación interna brilla por su ausencia y la productividad de la empresa se desploma.

¡Aaaay con los silos y su modelo organizativo tradicional! 

Pero ojo, que no se trata de eliminarlos de raíz. 

La existencia de los silos no es un problema en sí misma. Es normal que haya equipos diferenciados con objetivos propios.

El verdadero reto es transformar la mentalidad organizativa y construir un ecosistema donde los equipos estén alineados, la información fluya y la colaboración sea natural y efectiva.

¿Vemos cómo lograrlo?

Los beneficios del sistema organizacional colaborativo

Si los silos organizacionales generan cierto caos en la realidad de hoy en día, lo contrario debería traer un poco de orden, ¿no?

Pues sí: es justo lo que pasa cuando las empresas pasan de un modelo rígido y fragmentado a un ecosistema organizacional colaborativo.

En este sistema, los equipos siguen teniendo sus propias funciones, claro, pero en lugar de operar como elementos aislados, están interconectados.

La información fluye en tiempo real de un lado a otro, las decisiones se toman con datos precisos y actualizados y la transparencia se convierte en protagonista total, el motor que impulsa el crecimiento.

Volviendo a las situaciones de antes, finanzas ya no trabaja a ciegas, porque además de los presupuestos, conoce al detalle las necesidades de cada departamento.

Los equipos de compras, operaciones y finanzas se alinean para gestionar los gastos de manera ágil, y recursos humanos diseña planes estratégicos basados en datos reales de la empresa, no en meras suposiciones.

Y esto, alegría, se traduce en beneficios como estos 👇

Mejor toma de decisiones

Cuando la información fluye entre unos equipos y otros, las decisiones se basan en el total de datos actualizados y accesibles en tiempo real. 

Esto permite actuar con más rapidez y precisión, alineando las estrategias de la empresa y reduciendo errores derivados de la falta de comunicación o de información.

Más eficiencia y productividad

Se eliminan los procesos duplicados, los cuellos de botella y las interminables idas y venidas de información entre departamentos. 

Con una estructura colaborativa, cada equipo tiene acceso a los datos que necesita sin los típicos obstáculos burocráticos, lo que permite acelerar las tareas y mejorar el rendimiento general.

Mayor resiliencia y capacidad de adaptación 

Un ecosistema organizacional bien conectado permite a la empresa reaccionar mejor ante cambios del mercado, crisis o imprevistos. 

Al contar con una comunicación interna fluida y procesos alineados, podrá ajustar su estrategia rápidamente y reaccionar antes de que sea demasiado tarde.

Innovación impulsada por la colaboración

Cuando los equipos trabajan juntos y comparten ideas sin barreras, la creatividad se multiplica. 

Empresas con estructuras colaborativas desarrollan productos y soluciones más rápidamente, aprovechando el conocimiento colectivo en lugar de depender de los silos tradicionales, donde la innovación se queda atrapada en cada departamento.

Optimización financiera

Con esa mayor transparencia y la alineación entre equipos, la gestión financiera mejora de forma significativa. 

La previsión de gastos, por ejemplo, se hace más precisa, mientras que el control presupuestario mejora por contar con datos en tiempo real. 

El ecosistema colaborativo permite que el equipo de finanzas deje de ir a ciegas, proporcionándole una visión clara del negocio.

¡Toooma ecosistema organizacional fluido! 

¿Lo ves muy difícil de conseguir?

Pues no. Ya hay empresas que han dado el salto y funcionan con modelos colaborativos, de hecho.

Por ejemplo, las fintech y startups tecnológicas tiran por este enfoque casi por defecto.

Sus equipos trabajan con metodologías ágiles, compartiendo información en plataformas digitales para coordinar decisiones en tiempo real.

Asimismo, las grandes empresas del sector retail suelen integrar herramientas de business intelligence para conectar sus equipos de compras, ventas y logística, asegurando que la información fluya sin ningún tipo de barrera que ralentice el proceso.

¿Quieres un par de ejemplos reales? 

Spotify trabaja con un modelo organizacional basado en «tribus» y «squads», promoviendo la autonomía y colaboración entre equipos al mismo tiempo, de forma que operan de forma independiente pero compartiendo misión y objetivos.

Conocida por su cultura de transparencia y colaboración, Google implementó herramientas digitales para facilitar la comunicación interna y el trabajo colaborativo en equipo, mejorando la eficiencia y la satisfacción de su plantilla.

Y no parece irle mal a ninguna de las dos, ¿no? 

Ahí queda.

De los silos al ecosistema: el cambio de mentalidad

Ya sabes lo que pueden provocar en las empresas hoy en día los silos tradicionales.

Y cómo solucionas esas situaciones si te pasas a un ecosistema colaborativo que lleve por bandera la transparencia y el flujo de información.

Podríamos pensar que la clave de todo esto está en la tecnología, o que adoptar las herramientas adecuadas será suficiente para disfrutar de los beneficios adoptados anteriormente.

Eeeeeeerror ❌

Esto no va solo de herramientas o tecnología.

Por mucho que una empresa integre plataformas de gestión, software de comunicación o automatización de procesos, si la mentalidad sigue siendo la de trabajar cada uno a lo suyo, el cambio nunca será real.

Transformar una empresa en un ecosistema organizacional colaborativo empieza por cambiar la cultura interna.

Se trata de dejar atrás la mentalidad de «este es mi departamento y estas son mis funciones y lo demás me da igual», para adoptar un enfoque más transversal, donde la información fluya sin barreras y donde las decisiones se tomen con una visión más compartida.

Donde la colaboración sea el pan de cada día.

Donde los datos que generen unos sean visibles para los otros.

Y no, esto no consiste en cambiar las herramientas, sino lo dicho: en modificar la mentalidad.

Cuando la empresa deja de pensar en silos y empieza a operar como un ecosistema general, cada equipo deja de preocuparse únicamente por sus objetivos individuales y empieza a alinear sus esfuerzos con la estrategia global.

Finanzas deja de ser el área que aprueba presupuestos, y pasa a ser un socio estratégico para todos los departamentos.

Por ejemplo, trabaja mano a mano con compras y marketing para optimizar los recursos y procesos, evitando así que los equipos gestionen sus gastos de forma aislada.

Recursos humanos no solo contrata talento de forma aislada, sino que se involucra activamente en la gestión del cambio y la transformación cultural.

Y así, casi sin que te des cuenta, es como una empresa pasa de tener sus departamentos desconectados a contar con un ecosistema organizacional donde todo encaja.

Ahora bien, ¿cómo aterrizas todo esto en la práctica?

¿Cómo cambias esa mentalidad?

¿Cómo pasas del modelo de silos tradicionales a un ecosistema más colaborativo?

Cómo construir un ecosistema organizativo colaborativo

Ya sabemos que la clave no está en eliminar los silos, sino en transformarlos.

Y que no es solo cuestión de herramientas, sino también de un cambio de perspectiva.

Pero… ¿cómo se hace eso?

Vamos a basarnos en tres pilares fundamentales: mentalidad, estructura y tecnología.

Cambio de mentalidad: la base de todo

Si tu equipo sigue pensando eso de «mi departamento, mis objetivos, mis datos», olvídate de la colaboración 🥲

Por eso, el primer paso para construir un ecosistema organizacional es redefinir la cultura organizacional de la empresa.

¿Y cómo lo logras?

• Fomenta la transparencia: que cada equipo entienda y sea plenamente consciente de cómo su trabajo impacta en el resto de la empresa. ¿Por qué no te reúnes con ellos?
• Recompensa la colaboración: no midas solo los resultados individuales, sino aquellos impactos que son fruto de la colaboración y premia públicamente a los que lo hagan mejor 
• Comunicación abierta: que los datos financieros no sean el secreto mejor guardado de finanzas, que haya canales de comunicación interna abiertos y fomenta la retroalimentación constante, para que cualquier persona pueda opinar, sugerir o preguntar sin miedo 

Si las personas no cambian su forma de pensar, no habrá herramienta con la magia suficiente.

Marco estructural adecuado: sin jerarquías rígidas

La estructura organizativa de siempre, con departamentos aislados y procesos interminables, es incompatible con la colaboración.

¿Qué ajustes puedes hacer al respecto?

• Crea equipos interdepartamentales y que haya proyectos con personas de distintas áreas trabajando juntas
• Reduce la burocracia y aumenta autonomía: facilita que la toma de decisiones fluya, para que no tengan que pasar por las 20 aprobaciones de siempre
• Flujo de trabajo ágil: crea procesos de trabajo optimizados para que la información y los datos generados no se pierdan 

Cuanto más flexible e interconectada esté la empresa, más fácil será que funcione como un ecosistema.

Implementación de tecnología: ¿hablamos de herramientas?

Con la mentalidad y la estructura alineadas, ahora sí, entran en juego las herramientas.

Herramientas que faciliten toooodo lo que acabamos de ver: datos accesibles para todos en tiempo real, colaboración interdepartamental, comunicación interna, procesos fluidos...

¿De qué tipo de herramientas estamos hablando?

Aquí algunos ejemplos:

• Software de gestión de gastos: para que finanzas y otros equipos tengan visibilidad total en tiempo real de los gastos de la empresa y las aprobaciones sean ágiles, sin tener que esperar a la nota de gastos al final de un viaje o a revisar las facturas simplificadas al contabilizar el ejercicio
• Plataformas de comunicación interna: herramientas como Slack o Microsoft Teams facilitan la comunicación entre departamentos, para que la información intercambiada no se pierda entre hilos infinitos de correos electrónicos y sea visible para quien pudiera tener interés
• Business Intelligence (BI): sistemas como Power BI o visualizadores de datos como Tableau permiten gestionar grandes volúmenes de datos y visualizarlos de forma clara para toda la empresa

Y en general, todo el software para empresas que lleve el apellido «colaborativo».

Porque sí, la tecnología es esencial en los ecosistemas que estamos buscando, pero solo si se usa con una mentalidad colaborativa.

Para facilitarte la búsqueda, aquí te hablamos largo y tendido de herramientas colaborativas, aunque el as en la manga llega a continuación.

Pleo, la llave para contar con un ecosistema organizativo

Según los datos del estudio, las empresas lo tienen claro: el 83 % de las españolas afirman que las plataformas de gestión de gastos impulsan una colaboración más efectiva entre el equipo financiero y el resto de departamentos.

Y eso ya hemos visto que ese importante no, importantísimo.

Hablemos, pues, de una herramienta especializada en la gestión de gastos, ¿no?

Pero una que represente los tres palos: mentalidad, estructura y tecnología.

¿Conoces Pleo? 👋

Pleo pertenece al tercer grupo por su naturaleza —es una app de control de gastos que funciona con tarjetas de empresa—, pero en realidad te va a ayudar con las otras dos partes.

En cuanto a la mentalidad, te beneficiará porque facilitará la gestión de gastos colaborativa. Todas las personas que paguen con su tarjeta de empresa sabrán que están compartiendo la información de cada gasto en tiempo real.

No tendrán que esperar a los reembolsos eternos o a que les revisen la hoja de gastos de viaje, por lo que la mentalidad irá cambiando poco a poco a esa colaboración y transparencia que buscamos.

¿Y la estructura?

Fantástica: reparte tarjetas de empresa a todo tu equipo, que las empleen para pagar sus gastos en el trabajo y que toda la información fluya hacia el mismo sitio: la plataforma de gestión de gastos.

Así, todos los datos quedarán registrados en tiempo real en el mismo lugar, accesibles para todas las personas con permiso.

Y cada persona tendrá todos sus gastos reunidos en el mismo sitio, visibles tanto para ella misma como para su manager y el equipo de finanzas.

Visibilidad total, desde luego.

¿Y las facturas? ¿Y el papeleo?

Nada: con Pleo, se le hace una foto a la factura... y ya le sirve a Hacienda como justificante de pago legalmente válido. Y se almacena en la nube, por lo que no molestará a nadie.

Pues ya lo ves: con una solución así en tu cartera, ¿no ves mucho más cerca el ecosistema organizacional?

¡Sabes que sí! Dale caña a nuestro software de gestión de gastos y a colaborar se ha dicho 🤝