Cómo organizar las facturas de una empresa: sistema, consejos y tecnología

Organizar bien las facturas no es solo una cuestión de orden. Es una forma de ganar tiempo, evitar sustos con Hacienda y mejorar el control de tu negocio.

Y sí, es más fácil de lo que parece… si sabes cómo hacerlo y qué herramientas usar.

¿Lo vemos?

¿Qué es exactamente la organización de facturas?

Organizar las facturas de tu empresa no es simplemente guardarlas en una carpeta y ya.

Implica tener un sistema claro —físico o digital— que te permita localizar, validar y conservar cada factura correctamente.

Se trata de archivar tanto las facturas emitidas —las que generas a tus clientes— como las recibidas —las que te envían tus proveedores, por ejemplo—. 

Pero también incluye otros documentos clave: albaranes, justificantes de pago o cobro y cualquier respaldo relacionado.

La normativa fiscal no exige un formato específico, pero sí que esos documentos sean legibles, auténticos y accesibles si Hacienda llama a tu puerta y te los pide. 

Por lo tanto, da igual que uses archivadores físicos o un programa de gestión de facturas: lo importante es que todo esté bien organizado, seguro y completamente accesible.

Beneficios de una gestión de facturas impecable

Una buena gestión de facturas tiene premio para todo líder financiero.

No solo te permite cumplir con Hacienda sin complicaciones, sino que aporta ventajas reales en el día a día de la empresa:

• Mejora el flujo de caja: si sabes exactamente qué facturas están pagadas y cuáles no, puedes hacer la previsión de gastos e ingresos con más precisión. Esto te ayuda a planificar la estrategia financiera y afrontar imprevistos y riesgos financieros sin agobios.

• Ahorra tiempo y reduce errores: dejar de buscar facturas perdidas o corregir datos mal introducidos libera muchas horas cada mes. Y si automatizas parte del proceso, todavía más.

• Toma decisiones con datos reales: una gestión de facturas bien organizada te da acceso instantáneo a toda la información sobre ingresos, gastos y gestiones con tus proveedores, lo que se traduce en decisiones más acertadas.

• Cumple la normativa sin agobios: si Hacienda te pide explicaciones, tener todo ordenado evita que se convierta en un problema. Facturas claras, localizables y correctas es igual a menos sustos y sanciones.

• Refuerza la relación con clientes y proveedores: emitir y pagar facturas a tiempo mejora tu imagen y facilita conseguir mejores condiciones, descuentos o trato prioritario.

• Facilita la presentación de impuestos: cuando todo está en su sitio, hacer declaraciones fiscales se convierte en coser y cantar; ahorrarás tiempo y evitarás errores manuales.

• Analiza tus gastos fácilmente: con las facturas bien archivadas puedes detectar patrones, ajustar durante el control presupuestario y optimizar gastos.

Como ves, organizar bien las facturas no es solo recomendable; es sencillamente esencial para gozar de una buena salud financiera en tu empresa.

Ahora bien, ¿por dónde empezar?

Antes de ver cómo organizar facturas, vamos primero con unos consejos generales.

Consejos previos a la organización y gestión de facturas

Como CFO de tu empresa, sabes que el caos documental no es una opción.

Especialmente en un país como España, donde la normativa avanza hacia la facturación electrónica obligatoria y donde Hacienda exige que todo esté perfectamente justificado.

Por eso, antes de ponerte a organizar, lo suyo es revisar cómo estás gestionando las facturas en la actualidad. El punto de partida, vamos.

¿Llevas un control mensual? ¿Tienes claro qué se ha cobrado y qué no? ¿Revisas bien los datos de las facturas que emites y las cantidades que te ingresan?

Además, ojo con las facturas que recibes: validarlas no es solo una buena práctica, sino una forma de evitar fraudes financieros que acaben salpicando a tu empresa.

Y sí, si todavía tiras de archivadores físicos o Excel para todo… ha llegado el momento de dar el salto a lo digital. 

Digitalización de facturas, le llaman.

No solo para ganar tiempo, sino para cumplir con la ley y tener todo listo si llega una inspección.

La buena noticia es que organizarse bien desde ya evita errores y te permite centrarte en lo que realmente importa —como mejorar la rentabilidad de la empresa—, no en buscar facturas perdidas para deducirte el gasto en el impuesto de sociedades.

Eso debería estar automatizado.

Cómo organizar facturas

Y ahora sí, vamos a centrarnos en cómo organizar facturas de proveedores y de todos los tipos de gasto que hace tu empresa en el día a día.

Organizar facturas implica, inicialmente, decidir si lo harás en papel o en digital.

Y aunque la normativa aún permite ambas opciones, lo suyo —por agilidad, control y cumplimiento— es dejar atrás el archivo físico cuanto antes.

¿Por qué? 

Porque ya no tiene ningún sentido almacenar papeles que ocupan espacio, se pierden y complican la búsqueda... cuando puedes tenerlo todo en la nube, bien ordenadito y accesible al instante.

Y si además consideras que la factura electrónica será obligatoria en España en todos los negocios entre empresas y profesionales, la conclusión es clara: has de dar el salto digital a la de ya.

Aun así, vamos a ver cómo gestionar ambas opciones, por eso de no dejarnos nada, aunque esperamos que el archivo físico te sirva solo como repelente.

Archivo físico

Si todavía trabajas con facturas impresas en papel, te toca gestionarlas bien hasta que des el paso a lo digital.

¿Cómo archivar facturas en papel?

La clave está en la coherencia y la seguridad: en definir un sistema y mantenerlo todo el año fiscal, de principio a fin. 

Puedes ordenarlas por proveedor o por mes, según lo que más sentido tenga para el negocio.

Si manejas pocas facturas, una carpeta A-Z puede bastar. Si son muchas, mejor opta por archivadores o carpetas trimestrales.

Eso sí, guarda siempre los documentos cronológicamente, en un lugar seguro y seco, alejado de humedad o posibles daños.

Y que no se te olvide: con la Ley Crea y Crece, la factura electrónica pronto será obligatoria para absolutamente todas las empresas y profesionales en negocios B2B.

Por tanto, aunque este archivo físico te sirva por ahora, deberías sustituirlo cuanto antes.

Archivo digital

Aquí, aquí es donde deberías poner el foco como CFO, ya que el archivo digital te da agilidad, seguridad y un control total sobre tus facturas.

Lo ideal es usar un software de gestión de facturas que te permita guardarlas todas de forma ordenada y acceder rápidamente cuando lo necesites. 

Estos programas suelen permitir su búsqueda, descarga e impresión, y su uso es completamente legal... siempre que cumpla con los requisitos de Verifactu.

¿No usas un software específico todavía? 

No te preocupes: puedes empezar con las sencillas carpetas digitales de toda la vida en el disco duro de tu ordenador o en la misma nube, organizadas por proveedor, mes o tipo de gasto. Pero ojo, que este sistema de mover archivos de un lado a otro es muy básico y requiere mucha disciplina para evitar errores.

En cualquier caso, asegúrate de hacer copias de seguridad periódicas, sobre todo al cierre del año fiscal, y limita el acceso a estos documentos a personal autorizado.

Ah, y no olvides mantener la trazabilidad de cualquier cambio o movimiento de archivos. Con un programa se hace sencillísimo.

Cómo organizar facturas digitalmente paso a paso

Lo dicho: lo ideal es que dejes atrás el archivo físico y pases a organizar todo de forma 100 % digital. 

La buena noticia es que organizar facturas digitalmente es facilito; con una estructura clara, un buen programa y algo de orden, lo tendrás todo bajo control.

Vamos al paso a paso, para que no se te escape nada.

#1 Elige el programa para organizar facturas

Todo empieza por aquí: el software. Sin un buen programa de gestión de facturas, organizarse digitalmente es como pilotar un avión sin GPS.

Tienes que elegir un software que se adapte al tamaño y necesidades de tu empresa, y que sea compatible con la normativa española —sí, vuelta con Verifactu y la factura electrónica obligatoria—.

Además, valora si el programa permite automatizar procesos como la recepción de facturas, su validación o incluso la conciliación contable. 

Cuanto más automatices, más tiempo gana tu equipo.

Ah, y asegúrate de que se integre bien con tu ERP o software contable actual; nada de islas o programas que no se integran con otros.

#2 Decide la estructura de organización de las facturas

El programa puede ser una maravilla, pero si no defines una estructura clara… el caos reinará igual.
Decide cómo vas a organizar las facturas dentro del software: por año fiscal, por proveedor, por tipo de gasto… o una combinación.

Lo importante es que la estructura te permita buscar y encontrar al instante cualquier factura que necesites, sea para una auditoría, para preparar el cierre mensual o para consultar datos en cualquier momento.

Por ejemplo, dentro de 2025 puedes tener subcarpetas por trimestre y dentro de cada una, dividir por proveedor o tipo de gasto.

#3 Digitaliza las facturas

Si sigues funcionando con facturas en papel, es hora de convertirlas en digitales.

YA 👈

Incluso las que no dependen de ti, como las facturas simplificadas que le dan a tu equipo cuando come en un restaurante durante un viaje de trabajo.

¿Cómo?

Con una aplicación para escanear facturas que haga escaneas con calidad, en las que se vea todo perfecto: fechas, importes, datos fiscales... y si usa un OCR para facturas, mejor.

Luego solo te queda guardar el archivo con un nombre lógico y en un formato adecuado. PDF, por ejemplo, aunque la regulación de la factura electrónica hará que en acuerdos B2B los PDF sean sustituidos por facturas con formato de datos estructurados.

#4 Súbelas al programa de gestión de facturas

Con las facturas digitalizadas, toca subirlas a tu software. 

Respeta la estructura que has definido y no dejes nada en carpetas tipo «facturas pendientes de subir», que luego siempre generan problemas. 

Algunas herramientas permiten importar lotes de facturas, mientras que otras integran directamente el escáner para agilizar esta parte, fusionando este paso con el anterior.

Sea como sea, objetivo al final es que cada factura se suba rápido, esté bien clasificada y no contenga errores.

#5 Valida los datos de las facturas que subes

Y para dar con ellos, nada como una buena validación de facturas.

No vale con subirlas y listo. Antes de archivar definitivamente, valida todos los datos: fecha, NIF, importe, concepto, impuestos…

Esto te evita problemas si hay que presentar esas facturas en una inspección o si surgen discrepancias con tu proveedor.

Si el programa elegido te ayuda a detectar duplicados o errores en las facturas que subas, mejor todavía 

#6 Asigna etiquetas para identificarlas rápidamente

La guinda del pastel son las etiquetas. 

Puedes etiquetar por proveedor, proyecto, centro de coste, tipo de gasto… lo que sea que te permita filtrar con rapidez.

Si empleas bien las etiquetas, podrás ver en segundos cuánto llevas gastado con un proveedor concreto o filtrar todas las facturas de un mes con solo un clic.

Es una forma de convertir la organización en inteligencia financiera real.

Cómo organizar las facturas: el futuro pasa por la automatización

La organización de facturas ya no consiste en archivarlas sin más. 

Hoy, que no en el futuro, ya hablamos de tecnología que automatiza, analiza y protege todo ese proceso. Muchas soluciones ya están disponibles para CFOs que buscan eficiencia y control total.

Aquí tienes algunas de las innovaciones tecnológicas que ya están transformando la gestión de facturas:

• La IA en finanzas permite extraer datos automáticamente de las facturas, identificar errores o duplicados y detectar patrones de gasto. Además, ayuda a prever necesidades de tesorería a partir del histórico de pagos y cobros.

• Procesos de validación y archivo automáticos: ya existen soluciones que no solo reciben la factura, sino que verifican sus datos clave, la clasifican según criterios predefinidos —proveedor, tipo de gasto, fecha— y la archivan sin intervención manual.

• Integración con contabilidad y ERPs: los nuevos programas de gestión de facturas se conectan directamente con tu software contable, actualizando los datos en tiempo real y evitando tener que introducir la misma información dos veces.

• Facturación móvil: ya no hace falta estar frente al ordenador para gestionar facturas. Desde cualquier dispositivo puedes recibir, revisar y aprobar facturas al instante, lo que agiliza pagos y evita cuellos de botella. Además, tu equipo puede capturar facturas sobre la marcha, sin acumular tickets ni retrasar la gestión. Todo queda sincronizado y bajo control, estés donde estés.

¡Toooooooma tecnología financiera! 

¿Quieres un programa que refleje como ninguno tanta maravilla?

Sigue leyendo, que vamos con el postre.

Para organizar facturas a lo pro, Pleo

Ya has visto que la tecnología actual te permite automatizar, digitalizar y tenerlo toooodo bajo control. 

Pero si quieres una herramienta que haga de todo en uno y que de verdad le facilite la vida a tu equipo financiero… ahí entra Pleo 👋

Con Pleo, que consiste en la suma de tarjetas inteligentes con una app de control de gastos, puedes centralizar la gestión de las facturas sin perder tiempo en tareas manuales ni correr riesgos de cometer errores.

Tu equipo se va de viaje y paga por un gasto de empresa con la tarjeta.

Automáticamente, Pleo genera el registro del gasto y tu equipo sube el ticket o factura directamente desde el móvil con una simple foto. 

Nada de papeles sueltos ni tickets en mal estado en el fondo de la cartera.

¿Y las facturas recibidas por email? ¿Cómo organizar facturas de proveedores? 

También se gestionan con Pleo, ya que puedes subirlas en cuanto las recibas. Pleo, además, extraerá los datos automáticamente, permitiéndote validar la factura recibida y dejarla lista para contabilizar.

Para eso, y seguimos para bingo, nadie tendrá que picar datos a mano, porque Pleo se sincroniza con los principales programas de contabilidad del mercado, haciendo que los datos se contabilicen sin errores.

¿Y el archivo? ¿Y los datos de la factura? Habíamos venido a responder la cuestión de cómo organizar facturas, ¿no?

Pues con Pleo se almacenan en la nube, y quedan perfectamente ordenados, listos para que los consultes cuando lo necesites.

¿Que quieres ver los datos de cierta factura? Los tienes a manini ✅

¿Prefieres ver el documento original que has escaneado? También lo tienes a mano ✅

Fácil, fácil, y te llevas visibilidad total, menos tareas repetitivas y un equipo que no pierde tiempo con los tickets, tradicional fuente de problemas y conflictos.

Y tú, como CFO, puedes centrarte en lo importante: tomar decisiones informadas con datos reales y mejorar la rentabilidad de la empresa desde el control absoluto.

¿Que por dónde empezar con todo eso?

Por la gestión de gastos de Pleo, sííííí 🖤